Organiser l'accompagnement en équipe

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Il s'agit de réfléchir à l'accompagnement des participants dans une session de formation. Accès au parcours, participation aux activités, suivre les participants, résoudre les difficultés.

Pourquoi est-ce difficile ?

• Changement de paradygme pour les participants
• Diversité des organisations plus générale dans lesquelles l'équipe s'incrit (plusieurs formes),
• Diversité des publics (compétences, statuts),
• Diversité des champs d'action,
• Diversité des activités,
• Nombre de participants (20-50-100, +),
• Changements liés à la distance (?)/ anticipation plus grande et plus précise des actions des formateurs
• Répartition des tâches et accord entre les tuteurs/formateurs,
• Niveau d'expertise des tuteurs/formateurs,
• Niveau d'accompagnement selon le type de formation,
• Statut apparent ou non des tuteurs/formateurs,

Quels sont des principes de l’action ? 

• Définir une organisation :
  • Quels sont les acteurs ?
  • Préparer préalablement le tutorat.
  • Définir la temporalité. Effectuer des points d'étapes.
  • Définir une méthodologie de travail.
  • Se mettre d'accord sur les tâches de suivi.
  • Prévoir la communication entre tuteurs.

• Répartir les rôles.
  • Par exemple, dans un parcours « session unique », définir un « coordonnateur », qui organise l'action des autres tuteurs et formateurs.
  • Pour des « parcours multi-session », les tuteurs/formateurs peuvent être répartis sur les groupes formés.
  • ...

• Répartir les tâches
  • Exemple : Qui doit répondre à une demande d'un participant ?
    • Le premier accompagnateur qui voit un message ?
    • Les tâches sont-elles partagées (par exemple tuteur-technique, tuteur-cours, etc) ?
  • ...

• Organiser le tutorat « pro-actif », « réactif », « rétroactif » (Jacques Rodet)

• Aider l'organisation des participants (attendus, carnet de bord...)

Quels sont les pièges à éviter ?

• Oublier de verbaliser l'implicite,
• Ne pas tenir compte des changements de postures,
• Consignes insuffisamment précises,
• Méconnaître les compétences des participants et des tuteurs/formateurs,
• Oublier l'appropriation du parcours,
• Mésestimer le temps de travail des participants,
• Mésestimer la disponibilité des tuteurs/formateurs,
• Oublier la durée maximale des périodes asynchrones,
• Penser qu'il n'y a qu'une modalité d'accompagnement,

Comment progresser collectivement sur ce point ?

• Organiser une rencontre des formateurs afin qu'ils puissent anticiper les problèmes.
• Solliciter les feed-back
• Évaluer, réunion de bilan, debriefing.
• Lister les types d'organisations possibles. Améliorer la précision du projet.