Créer une classe virtuelle VIA

Version m@gistère : 4.8.0

    Le service VIA (Ma cl@sse virtuelle) va s'arrêter en juillet 2023. A partir du 1er juillet la création de classes virtuelles ne sera plus possible. Vous pourrez jusque fin octobre récupérer vos enregistrements. Au-delà le service sera complètement fermé, il ne sera donc plus possible d’accéder au service Via.
L'activité BBB sera dès lors à utiliser pour vos classes virtuelles sur m@gistère.

Créer l'activité

En mode édition

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Cliquez sur "Ajouter une activité ou une ressource"

Choisir le type d'activité

Dans la fenêtre des ressources et activités, cliquez sur l'onglet Activités et sélectionnez la tuile VIA.

Tuile VIA

Paramétrage de la date et de la durée

Après avoir saisi le titre de l'activité (obligatoire) et éventuellement une description (pensez alors à cocher la case "Afficher la description sur la page de parcours"), vous allez renseigner la durée.

Durée de la classe

- La date à indiquer est celle du jour et de l’heure de la classe virtuelle.

Attention ! Si la date est dépassée sans que la classe soit utilisée, elle ne sera plus accessible et il faudra en créer une autre. Le créateur de l'activité peut accéder à la classe virtuelle avant son ouverture afin de la préparer (importation de fichiers...).

- La zone durée indique en minutes le temps prévue de la classe virtuelle.

- Le temps minimum requis est celui à passer dans la classe virtuelle pour être considéré par la plate-forme comme présent (pour les participants). 0 signifie que ce paramètre n'est pas pris en compte.

- Il est possible d'envoyer un courriel de rappel en choisissant le moment (de une heure à deux semaines avant l'événement).

Paramètres de la session

Ces paramètres définissent les conditions de la session de la classe virtuelle.

Paramètres session

Type : Standard (par défaut) ou webinaire (pour de la communication descendante)

Qualité : Base, standard, supérieur. Il vaut mieux garder standard.

Mode enregistrement : Vous pouvez enregistrer votre classe virtuelle en une seule fois ou par tronçons lors de son déroulement. Dans le dernier cas ; Unifié signifie qu'un seul enregistrement final sera généré; Multiple signifie qu'il y aura un enregistrement par tronçon.

Enregistrement : Il peut être automatique (il se lance à l’ouverture de la classe et s’arrête quand elle est fermée) ou manuel. Dans ce dernier cas, c’est l’animateur qui active / désactive l’enregistrement.

Rendre public : permet aux stagiaires de visionner l'enregistrement.

Salle d'attente : si elle est activée, elle reçoit les participants avant que l'animateur les « fasse entrer » dans la classe virtuelle.

Confirmation de disponibilité : Ajoute les boutons "Je participerai" et " je ne participerai pas" dans l'activité.

Activer le mode vidéo : cochez cette case si des personnes utilisent des appareils mobiles (tablettes...).

Inscrire les participants

Deux choix sont possibles :

• Inscription "automatique" : toutes les personnes inscrites au parcours sont automatiquement inscrits à la classe.
• Inscription "manuelle" : seules les personnes désignées manuellement par le créateur de la classe sont effectivement inscrites

Inscription automatique

Les personnes sont automatiquement inscrites à la classe avec un rôle correspondant avec leur rôle dans le parcours. A noter que si une restriction de groupe ou de groupement a été effectuée, seules les personnes membres du groupe ou groupement seront inscrites.

Inscription automatique

Important : si vous cochez la case "Ajouter les participants comme animateurs, ils auront accès à toutes les fonctionnalités de la classe virtuelle !

Inscription manuelle

Dans ce mode, vous choisissez les personnes à inscrire en les faisant basculer d'une colonne à l'autre

Inscription manuelle

Confirmation de disponibilité

Ce paramètre (vu plus haut) permet de demander aux participants et animateurs de confirmer leur disponibilité Dans ce cas, deux boutons permettent aux personnes de se positionner

Envoyer des invitations

En entrant dans l'activité par le bouton "Accéder", vous afficherez une page composée de la manière suivante.

La première partie affiche le titre de l'activité, sa description éventuelle et les paramètres de la session ainsi que l'accès à l'assistant de configuration. Le formateur pourra en outre envoyer des invitations et synchroniser les enregistrements. Le formateur accède à la classe VIA dès sa création afin de pouvoir la préparer avec le bouton "Préparer votre activité" (télécharger des documents, manipuler l'interface...).

La seconde partie affichera le contenu que le formateur aura rendu téléchargeable par les participants. Il pourra aussi gérer ces documents avec le lien "Gérer le contenu".

La troisième partie affiche les inscrits avec leur rôle, nom-prénom s'ils ont fait l'assistant de configuration et s'ils ont confirmé ou non leur présence.

Attester des présences

Les formateurs peuvent récupérer la liste des présents à une classe virtuelle VIA.

Procédure pour obtenir la liste de présence :

• Se connecter à la session de formation contenant la classe virtuelle sur m@gistère
• Ouvrir l’activité classe virtuelle en cliquant sur « Accéder »
• Dans la description de la classe virtuelle, dans la rubrique « Statut de présence », cliquer sur « Rapport de présence ».

Le  rapport  contient  la  liste  des  participants  inscrits  avec  l’état  de  présence  en  direct.  Sont  considérés  comme présents les participants qui ont suivi la classe virtuelle pendant une durée égale ou supérieure au temps minimum requis de présence défini dans les paramètres. Attention : si aucun temps requis n'est défini (ou s'il est égal à zéro) le rapport de présence n'apparait pas. On peut le faire apparaitre en indiquant une durée de présence requise non nulle.