Interfaçage GAIA - m@gistère

Principe

Afin de faciliter l'inscription des participants à une session de formation m@gistère, une interface avec GAIA a été mise en place.

Ce que permet cette interface

Cette interface permet :

• D'associer une session GAIA avec une session m@gistère. Les participants et les formateurs sont automatiquement inscrits à la session m@gistère
• D'associer une session GAIA avec une classe virtuelle présente côté m@gistère. Les participants et les formateurs sont automatiquement inscrits à la session m@gistère
• D'associer une session GAIA avec un groupe d'une session m@gistère. Les participants sont automatiquement inscrits à la session m@gistère et inscrits dans le groupe désigné

Avertissement : Il faut que les participants soient convoqués sur GAIA au préalable.

Ce que ne permet pas cette interface

Cette interface ne permet pas de remonter les informations de présence vers GAIA
Cette interface ne permet pas l'inscription des participants dont l'adresse mél n'est pas renseignée dans GAIA.

Pour faire le lien entre GAIA et m@gistère (Méthode recommandée)

Pré-requis :

• les participants sont retenus et convoqués au dispo/module dans GAIA.
• vous avez le rôle formateur (ou plus) sur le parcours à lier au module GAIA

1. Se connecter sur la session m@gistère concernée et basculer en mode édition en cliquant sur le crayon (en haut à droite de la page).

2. Cliquer sur le bouton «Session en préparation»

puis sur le lien menant à l'outil de liaison GAIA. Enfin, cliquer sur « Lier la session de formation»

3. Dans la fenêtre qui s’ouvre : Renseigner le numéro du dispositif GAIA concerné puis « Lancer la recherche » (Pour les formateurs, les résultats de recherche sont restreints aux formations dans lesquelles il intervient. Pour les administrateurs et gestionnaires, la recherche s'effectue sur tous les dispositifs de l'académie).

4. Identifier la session présentielle concernée puis cliquer sur la session choisie pour inscrire les participants :

5. La liste des participants et des formateurs « remonte » dans m@gistère

Vous pouvez créer ou rejoindre un groupe constitué,

cliquer sur VALIDER.

6. Les participants sont désormais inscrits…

n’oubliez pas de les prévenir et d’ouvrir la formation par un message adressé aux participants, par exemple via le forum des annonces ou des nouvelles présent sur le parcours.

La liaison est matérialisée par deux nouvelles méthodes d'inscription non modifiables. Une méthode pour les formateurs et une autre pour les participants. Pour afficher les méthodes d'inscription : Menu réglages -> Utilisateurs -> Méthodes d'inscription

Méthodes d'inscription créées

Ajouter le bloc GAIA (Ancienne méthode)

Un bloc est prévu pour l'association. Ce bloc n'est actif que pour un parcours situé dans la catégorie "Session de formation". Il permet de lier une session GAIA avec :

• La session m@gistère actuelle
• Une classe virtuelle présente dans la session (Si elle existe)

Action	Description
Ajouter le bloc GAIA à partir du menu "Ajouter un bloc"	Ajouter le bloc GAIA
Le bloc est ajouté à la page du parcours	Bloc d'association gaia m@gistère

Comment lier une session GAIA à une classe virtuelle ?

Les classes virtuelles sont des moments de regroupement synchrones. Elles nécessitent un traitement administratif différent des moments asynchrones. Il est donc possible de lier une classe virtuelle avec une session GAIA spécifique.

La liaison d'une classe virtuelle et identique à la liaison d'une session et porte les mêmes conséquences :

• Les formateurs et les participants sont inscrits au parcours
• L'inscription à un groupe est possible

Information importante : Les inscriptions ne seront pas automatiquement reportées dans la classe virtuelle si le mode d'inscription paramétré pour cette dernière est "manuelle"

Action	Description
Le bloc fait apparaître la liste des classes virtuelles du parcours	Liste des classes virtuelles existantes
Identique à la liaison d'une session GAIA vers une session m@gistère	Voir section ci-dessus

Comment mettre à jour les inscriptions ?

La mise à jour des inscriptions permet de prendre en compte des inscrits de dernière minute mais également de désinscrire ceux qui ne sont plus inscrits à la formation dans Gaïa.

Action	Description
L'icône permet de modifier les inscriptions pour une session déjà liée	Modifier une session déjà liée
Afficher les données de la session	Lier une session Gaïa avec une session m@gistère (Partie 1 : Voir les informations de la session Gaïa)
Préciser les options d'inscription (rôles, groupes m@gistère)	Lier une session Gaïa avec une session m@gistère (Partie 2 : Choisir les groupes)