Suivre l'avancement des participants

De M@gistère
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Principe

Le suivi des participants vous permet, en tant que formateur, d'identifier les stratégies d'apprentissage afin d'adapter votre accompagnement. Vous pouvez, par exemple consulter la réalisation ou la non réalisation d'activités, ce qui peut traduire des situations où les participants sont en difficulté.

Avant le début de la formation

Ajouter la barre de suivi

Si la barre n'est pas déjà présente, il est nécessaire de l'ajouter et la positionner au bon endroit

Description Capture d'écran
En mode édition, vous utilisez le menu Ajouter Ajouter la barre de suivi
D'abord vous choisissez la colonne où s'affichera le bloc puis ensuite le type de bloc : "Barre de progression" Choisir le bloc pour l'ajouter à la page
La barre s'affiche en bas de la colonne choisie. Elle n'est pas encore paramétrée Une barre de suivi non paramétrée

Positionner la barre

Pour que cette barre constitue un véritable repère pour les participants, il est important de la positionner au même endroit sur toutes les pages du parcours.

Description Capture d'écran
Ce menu permet d'accéder à tous les paramètres de la barre. Menu de configuration
Ces paramètres sont accessibles tout en bas de la page. Ils permettent de la positionner en haut de la colonne et sur toutes les pages du parcours Positionner la barre sur la page

Paramétrer la barre de suivi

La barre de suivi doit être paramétrée. Ce paramétrage consiste à :

  • choisir les activités qui apparaitront
  • Définir les actions que devront effectuer les participants pour que l'activité soit considérée comme réalisée.
  • Définir l'ordre d'apparition des activités dans la barre
Description Capture d'écran
Depuis la page du parcours, voici la vue formateur Exemple de barre suivi pour le rôle Formateur
Le paramétrage est accessible via un bouton situé en haut à gauche du bloc et le lien "Configurer Mon suivi" Accès au paramétrage de la barre de suivi
Des paramètres généraux permettent de :
  • renommer la barre,
  • de masquer le pourcentage. Le masquage du pourcentage est indispensable pour se mettre en conformité avec le cadre de travail des personnels
  • d'afficher les icônes permettant d'améliorer l'accessibilité pour les personnes qui ne distinguent pas les couleurs
Paramétrage générale de la barre de suivi
Pour chaque activité, il est possible de :
  • Choisir si l'activité apparaît dans la barre
  • Une date d'échéance à partir de laquelle un code couleur différent préviendra l'utilisateur. Par défaut, la valeur choisie est celle paramétrée dans l'activité.
  • La position de l'activité dans la barre. Ce nombre est prioritaire sur le paramétrage générale de la barre (Ordre)
  • L'action effectuée par le participant pour considérer que l'activité est réalisée. Pour la plupart des activités, il y a une seule action qui dépend de la nature de l'activité
Paramétrage d'une activité pour qu'elle apparaisse dans la barre de suivi

Pendant la formation

L'interface de suivi vous permet, en tant que formateur, de suivre l'avancement des participants concernant la réalisation des activités choisies pour le suivi.

Accéder au suivi des participants

Description Capture d'écran
Le suivi des participants est accessible depuis le bloc Accès à la liste des participants
Il est possible de filtrer les résultats selon plusieurs critères comme par exemple la réalisation d'une activité spécifique ou encore le fait qu'un participant ne se soit encore jamais connecté au parcours Filtrer la liste des participants
La liste de résultats obtenus permet d'observer plusieurs points :
  • Les participants suivent le parcours avec des stratégies différentes
  • L'attractivité de certains activités
  • La date de la dernière connexion au parcours ou le cas échéant l'absence de connexion qui peut traduire des difficultés à se connecter ou à dégager du temps pour se former
  • Si la présence d'un participant a été attestée par un des formateurs (Colonne "Terminé")
Liste des participants à suivre

Envoyer un message à certains participants

L'outil vous permet de sélectionner plusieurs participants afin de les contacter

Description Capture d'écran
Il est possible de sélectionner un ou plusieurs participants et de leur envoyer un message. Relancer des participants

A la fin de la formation

Attester de la participation

Lorsque la formation est terminée, le formateur atteste de la participation à partir de la barre de suivi. Un outil de génération des attestations est également à disposition.

Description Capture d'écran
Pour valider cette attestation, vous sélectionnez le(s) participant(s) dont vous estimez qu'ils ont terminé leur formation puis vous utilisez la liste déroulante du bas en cliquant sur "Formation terminée". Attention, cette opération n'est pas réversible Attester la participation

Générer les attestations

Il s'agit d'attester la présence des participants comme cela se pratique en présentiel. Vous pouvez en profiter pour faire un bilan à chaud de la formation. Vous pouvez, par exemple, évoquer la participation, la réalisation des objectifs ou encore la pertinence du calendrier de la formation.

Description Capture d'écran
Le bouton "Générer les attestations de présence" vous permet de générer un fichier au format PDF téléchargeable Suivi-formateur-liste-bouton-generer
Vous pouvez générer les attestations de présence en les associant à un bilan de formation à destination des responsables de formation. Générer les attestations de présence
Les attestations générées contiennent :
  • Le prénom et nom
  • Le courriel professionnel
  • L'établissement d'affectation
  • Et le statut "Présent" ou "Absent"
Exemple d'une attestation de présence